Våra kunder använder Ungapped för att kommunicera med bl.a. kunder, elever, medlemmar, kollegor och leverantörer. Därför är det viktigt att mejlen också kommer fram till mottagaren. Ungapped arbetar löpande med att följa branschens bästa praxis för leveransbarhet, bland annat genom korrekt autentisering (SPF, DKIM, DMARC) och monitorering av våra IP-adresser samt domäners rykte.
Även om vi gärna skulle vilja, så kan Ungapped inte teknisk styra hur mejl kategoriseras eller hanteras av mottagarens mejlserver. Det är därför viktigt att ni själva inkluderar detta i er strategi för kommunikation. Flera av våra kunder gör det redan, t.ex. genom:
- Ett infodokument till kunder/leverantörer: "Så säkerställer du att våra mejl når fram."
- I välkomst- och/eller onboardingmaterialet från skolan/föreningen/förbundet
- En rad i utskicken: "Hamnade mejlet i skräpposten? Lägg till oss som betrodd avsändare!"
- En FAQ på hemsidan/intranätet:"Jag får inte mejl – vad gör jag?"
Här nedan finner du några vanliga anledningar till varför dina mejl kan klassas som spam/skräppost:
1️⃣ Du skickar via vår domän – och den är okej, men ändå förknippad med bulkutskick
Våra domäner är schysta, men eftersom de används för massutskick kan vissa mejltjänster vara lite extra misstänksamma, i synnerhet om mejlet skickats till en organisation som ex. icagruppen.se eller forsakringskassan.se. Informera gärna Era mottagare om hur de kan säkerställa att de får Era mejl - Det gör dem genom att lägga till Er som betrodd avsändare samt/eller vitlista Er.
2️⃣ Ditt mejl innehåller något som triggar spamfilter
Mejlfilter är känsliga. De reagerar på saker som:
✅ För många STORA BOKSTÄVER och utropstecken!!!
✅ Överdriven användning av ord som "gratis", "du har vunnit", "hemligt erbjudande".
✅ Länkar som ser misstänkta ut eller leder till opålitliga sidor.
✅ Bifogade filer, speciellt ZIP, EXE eller andra konstiga format.
Vill du kolla hur illa det är? Gör ett spamtest innan du skickar.
3️⃣ Din egen avsändaradress har inte DMARC, DKIM och SPF korrekt uppsatt
Detta är e-postvärldens sätt att säga: "Vi vet inte om du är en godkänd avsändare eller en bedragare som försöker lura folk."
🔹 SPF (Sender Policy Framework) säger vilka servrar som får skicka mejl för din domän.
🔹 DKIM (DomainKeys Identified Mail) signerar ditt mejl digitalt för att bevisa att det inte har manipulerats.
🔹 DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) styr hur mottagare ska hantera mejl som inte går igenom SPF/DKIM.
💡 Lösning: Se till att dessa är rätt inställda och testa din uppsättning.
Läs mer och teknisk dokumentation här: SPF, DKIM och DMARC - Förutsättning för egen avsändaradress
4️⃣Du skickar till skräpiga listor
Om din e-postlista är gammal, innehåller adresser som studsar, aldrig begärt att få mejl, eller folk som aldrig öppnar dina mejl, så ser spamfilter det som ett tecken på att du skickar "oönskade" mejl. Rensa din lista regelbundet!
5️⃣ Du skickar för många mejl på för kort tid
Mejltjänster gillar gradvisa ökningar – inte plötsliga spamexplosioner. Undvik att skicka för många mejl till mottagarna på kort tid.
6️⃣ Mottagaren har låg tolerans
Vissa företag och organisationer har extra aggressiva (läs: effektiva) spamfilter. Det betyder att även om du gör allt rätt, så kan ditt mejl ändå hamna i skräpkorgen/karantän – bara för att mottagaren har bestämt sig för att de vill ha det så. Läs mer om karantän här!
Hur löser du det?
✔ Se till att din avsändaradress har uppsatt SPF, DKIM, DMARC
✔ Undvik spamtriggande innehåll och testkör mejlet genom ett spamtest.
✔ Använd rensade och uppdaterade mejllistor.
✔ Skicka i lagom takt och bygg upp ditt sändarrykte långsiktigt.
Hittar du inte ditt mejl? Dök det aldrig upp? Då kanske det hamnade i karantän. Det kan du läsa mer om här: Vad är mejlfilter och karantän? Samt Hitta ditt försvunna mejl - Message trace
(Obs! Endast 365-administratörer kan se och administrera i karantän samt genomföra en Message Trace. Hör efter internt vem som kan hjälpa dig i just din organisation)